Kiểm soát việc chỉnh sửa/cập nhật tài liệu trong SharePoint 2010

Trong bài này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách kiểm soát việc chỉnh sửa/cập nhật tài liệu trong SharePoint, tránh tình trạng thất thoát nội dung, tài liệu, không kiểm soát được các phiên bản để lấy lại những nội dung tài liệu cần thiết, có thể gây ra hậu quả khá lớn trong một số trường hợp.  Ngữ cảnh minh họa trong bài này, giả sử chúng ta sẽ thực hiện việc kiểm soát cho các báo cáo tài chính (financial report) của phòng Kế toán ( Accounting Department site), và các báo cáo này nằm trong Financial Reports library.

ngu_canh_minh_hoa_kiem_soat_chinh_sua_tai_lieu_sharepoint_2010

Tiếp theo, chúng ta sẽ thực hiện việc lấy tài liệu về và chỉnh sửa. Tại bước này có 2 cách thực hiện việc check-out (lấy về và khóa không cho người khác chỉnh sửa) tài liệu: cách 1 là chọn tab Documents trên thanh Ribbon và chọn Check Out, cách 2 là bạn chọn tài liệu muốn lấy về để chỉnh sửa, click vào menu ngữ cảnh cạnh tập tin và chọn Check Out.

sp2010_control_edit_2

Một hộp thoại xuất hiện, bạn chọn OK để đồng ý. Trong bước này, bạn lưu ý là SharePoint hỏi bạn có muốn lưu vào thư mục nháp (tạm thời) để chỉnh sửa hay không,  nếu bạn muốn, bạn hãy đánh dấu vào ô này.

sp2010_control_edit_3

Bạn thực hiện chỉnh sửa một số thông tin trong tập tin bằng 2 cách: cách 1 là chọn Edit in Browser để thực hiện chỉnh sửa ngay trên trình duyệt, cách 2 là chọn Edit in Microsoft Excel, với cách này thì bạn sẽ được tải về tập tin và thực hiện chỉnh sửa với ứng dụng Excel trên máy tính của bạn (trong quá trình đó SharePoint sẽ hỏi lại account đăng nhập của bạn để chứng thực trước khi cho phép tải về tập tin để chỉnh sửa). Trong Microsoft Excel, bạn click vào tab File và xem thông tin trong mục Info, bạn sẽ thấy được thông tin chi tiết của tập tin này, trong đó có 2 phần bạn lưu ý đó là: Versions – lưu lại lịch sử các phiên bản của tập tin, Checked Out Workbook – cho biết tập tin này chỉ có mình bạn là được chỉnh sửa và thấy đượccác thay đổi được thực hiện trong tập tin này.

sp2010_control_edit_4

Sau khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa, bạn lưu lại và thoát Excel, khi đó chương trình sẽ hiện thông báo hỏi bạn có muốn check-in tập tin này lên để người khác có thể thấy được các thay đổi và cập nhật tập tin này hay không, nếu có bạn chọn Yes, chọn No nếu bạn muốn giữ lại tập tin để tiếp tục chỉnh sửa.

sp2010_control_edit_5

Nếu bạn chọn Yes, một hộp thoại tiếp theo sẽ hiện ra để bạn điền vào các thông tin ghi chú cho phần cập nhật của mình. Trong bước này, bạn vẫn có thể giữ lại tập tin và chưa check-in cho người khác, lúc này SharePoint sẽ lưu phiên bạn bạn vừa lưu thành minor version (tức là bản nháp), khi nào bạn thực sự check-in thì SharePoint sẽ lưu đó là phiên bản major (bản chính).

sp2010_control_edit_6

Sau khi click OK, bạn sẽ được điều hướng quay trở lại trong danh sách các tài liệu. Ngoài việc cập nhật thời gian thay đổi tập tin, phần chú thích cho tập tin được cập nhật không xuất hiện trên bảng danh sách này. Điều này đơn giản là do khi tạo library, SharePoint đã tạo ra một View mặc định với các trường mặc định, do đó, khi ta cập nhật các trường mà không có trong View mặc định này thì sẽ không được hiển thị lên. Để thay đổi, bạn chọn tab Library trên thanh Ribbon và chọn Modify View.

sp2010_control_edit_7

Trong phần cấu hình này có rất nhiều thông tin để bạn lựa chọn, trong bài này, đơn giản, mình sẽ cho hiển thị ra nội dung ghi chú của phiên bản được chỉnh sửa hiện tại, và người chỉnh sửa (người upload, nếu ban đầu), khi đó mình sẽ chọn thêm 2 trường là Check In CommentCreated By trong nhóm Columns, chọn OK để hoàn tất và bạn sẽ được điều hướng quay lại trang danh sách các tài liệu và xem kết quả.

sp2010_control_edit_8

Bây giờ, chúng ta thực hiện lại thao tác check-out một tập tin bất kì, sau đó log-in vào với một tài khoản khác, bạn sẽ thấy một biểu tượng màu xanh nhỏ bên dưới biểu tượng tập tin excel, khi rê chuột đến, bạn sẽ thấy được thông tin người đang check-out tập tin này là ai.

sp2010_control_edit_9

Bạn click vào tập tin và chọn Edit in Browser để thực hiện chỉnh sửa nội dung tập tin ngay trên trình duyệt, ngay lập tức bạn sẽ nhận được thông báo rằng tập tin này đã bị khóa chỉnh sửa bởi Administrator (người đang check-out tập tin này).

sp2010_control_edit_10

Tuy nhiên, bạn vẫn có xem nội dung của tập tin này bằng cách chọn View in Browser. Tương tự như trên, bạn chọn Edit in Microsoft Excel để thực hiện việc chỉnh sửa nội dung bằng ứng dụng Excel trên máy của bạn, và bạn sẽ nhận được file không có nội dung.

Để cấu hình việc quản lý phiên bản tài liệu trong SharePoint, bạn chọn tab Library trên thanh Ribbon và chọn Library Settings. Trong nhóm General Settings, bạn chọn Versioning settings. Tùy vào nhu cầu của bạn, bạn chọn những tùy chọn phù hợp. Trong minh họa này, mình chọn cấu hình như sau

sp2010_control_edit_11

Sau khi chọn cấu hình quản lý phiên bản xong, bạn quay lại trang danh sách tài liệu và cùng xem kết quả cấu hình. Bạn có thể xem lịch sử các phiên bản của một tài liệu bằng cách click vào trình đơn ngữ cảnh và chọn Version history.

sp2010_control_edit_12

Khi đó, một hộp thoại sẽ hiện lên, hiển thị danh sách các phiên bản của tập tin bạn vừa chọn. Tùy vào mục đích của bạn, bạn có thể chọn để mở tập tin và xem nội dung trong Excel của một phiên bản nhất định, hoặc restore lại một phiên bản trước đó thành phiên bản hiện tại vì một lý do nào đó, hoặc unpublish (hoặc xóa đối với phiên bản đầu tiên).

sp2010_control_edit_13

Qua bài viết này hi vọng các bạn có được cái nhìn tổng quan về hệ thống quản lý tài liệu, cũng như quản lý phiên bản trong SharePoint, qua đó các bạn có thể tự xây dựng được cho mình một hệ thống quản lý tài liệu tương tự hoặc cao cấp hơn😀. Chúc các bạn thành công.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s